内定通知メールの書き方。メールの構成とポイント、文例紹介

内定通知メールとは

「内定通知」は、企業が内定を決めた応募者に対して内定したことを伝える通知です。
以前は書面での郵送が主流でしたが、最近では

• すぐに送れる
• 複数名に同時に送れる
• 送信の履歴が残る

などの観点から、メール送付に切り替える企業も多くなってきました。
しかし内定通知をメールで送るとなると、

「メールではフランクにならないか？どう書けばいいのだろう？」
「どのような内容なら応募者に失礼にならないか？」

と悩まれる人事担当、採用担当の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は、内定通知メールの書き方として、メールの構成や作成する際のポイント、文例をご紹介していきます。

内定通知メール構成

内定通知メールの内容に決まりはありませんが、一般的な内容としては以下のような構成になります。

件名

メールの概要が件名のみで分かるように記載しましょう。
例：【選考結果のご連絡】

宛名（求職者名

フルネームで正確に記載し、漢字の間違いなどにも注意しましょう。

差出人

どの企業からのメールなのかをはっきり記載しましょう。
人事部○○など、担当者の所属と名前もフルネームで記載してください。

挨拶

選考を受けてもらったことに対するお礼も含めた、丁寧な挨拶文を記載しましょう。

本文

採用が内定したことを簡潔に伝えましょう。
内定フォローの意味合いも含めたい場合は、内定の理由や選考時の話なども具体的に記載すると内定者の心象も良いでしょう。

別記

今後の流れとして、入社日や入社日までに必要な手続きなどの説明を記載しましょう。

結びの挨拶

内定者が入社してくれることへの期待、一緒に働くことを楽しみにしている気持ちなど、企業側の期待や歓迎の心を込めて結びましょう。

署名

企業名、部署名、担当者名、企業住所、電話番号（問い合わせ先）、メールアドレス（問い合わせ先）などを記載しましょう。

メール作成時のポイントは？

内定通知メールは記載事項が多いため、各事項においてできるだけコンパクトにまとめると良いでしょう。
作成内容が整ったらミスがないかどうか、必ず見直しすることもお忘れなく。

具体的なチェックポイントをピックアップしましょう。

誤字脱字チェック

内定通知メールは、企業からの公式メッセージです。
メールに誤字脱字があると、企業のイメージや信頼にも関わります。
誤字脱字はないか、丁寧に何度もチェックしてください。
第三者の目でチェックしてもらうこともおすすめです。

文章表現チェック

長々とした文章や、回りくどい表現はないでしょうか？
曖昧な表現や不快な表現など、内定者が企業に対して違和感を持つような表現がないかもチェックしましょう。

記載情報チェック

日付、曜日、時間、連絡先などのチェックがメインになりそうですが、内定通知メールには、個人情報が多数記載されることになります。
「別人に送っていた」ということは絶対にあってはならないことですが、個人情報の取り扱いには特に注意しましょう。

また、前年度に使用したテンプレートを利用する場合は、連絡先や住所などに変更がないかも確認しましょう。

メール全体のバランスチェック

コンパクトにまとめることをおすすめしている内定メールですが、内容によってはボリュームが出てしまう部分もあることでしょう。
段落を作る、改行を加えるなど、全体のバランスを調整することで見た目にも見やすいメールにしましょう。

内定通知メールの送信のタイミング

内定通知のメールに限らず、応募者への連絡はできるだけ早めに行うことが鉄則です。
しかし、内定通知メールは特にタイミングには注意してください。
最終選考から時間があいてしまうと、応募者のモチベーションが下がってしまったり、他社内定で他企業に流れてしまったりする可能性もあります。
内定が決定したら、すぐにでも送信してしまいましょう。

内定通知メールの文例

次に実際に使用できる内定通知メールの文例をご紹介しましょう。

文例1

件名：採用試験結果のご連絡

◯◯様

株式会社◯◯　人事部の◯◯と申します。

先日は弊社の採用試験、最終面接にお越しいただき、
誠にありがとうございました。

厳正な選考の結果、◯◯様の採用を内定いたしました。
おめでとうございます。

つきましては、ご入社にあたり
当社にご提出いただく書類を別便で郵送いたしましたので、
必要事項を記入し、押印のうえ、令和◯年◯月◯日までに
同封の返信用封筒でご返送くださいますようお願いいたします。
 
入社日の日程に関しましては、
追ってご連絡をさせていただきます。

ご不明な点などございましたら、
下記までご連絡ください。

連絡先：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯（人事部○○）

○○様とご一緒できる日を社員一同心待ちにいたしております。
今度ともどうぞよろしくお願いいたします。

メールにて恐縮ですが、ご連絡申し上げます。

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◯◯株式会社
人事部　◯◯　◯◯
〒123-4567
東京都○○区◯◯町◯◯-◯
TEL：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯（直通）
FAX：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
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文例2

件名：【株式会社○○】選考結果に関しまして

○○様 

株式会社○○、採用担当の○○と申します。
先日はお忙しい中、 弊社の最終面接へお越しいただき
誠にありがとうございました。

厳選なる審査の結果、 
ぜひ○○様に当社の一員としてお力添えをいただきたく
採用の内定を決定いたしましたので、ご報告申し上げます。
おめでとうございます。
 
○○様の強みを是非、当社で活かしていただきたいと存じます。
よろしくお願いいたします。

なお、入社手続きに必要な書類に関しましては、
別途ご連絡をさせていただきます。

○○様と働ける日を社員一同心待ちにしております。
入社の日まで、どうかご自愛ください。

——————————————————
◯◯株式会社
人事部　◯◯　◯◯
〒123-4567
東京都○○区◯◯町◯◯-◯
TEL：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯（直通）
FAX：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
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内定通知メールは正式な入社オファー
 

内定通知メールが一般的になってきた現在、内定通知メールは法的義務も発生する正式な入社オファーメールであるととらえられています。
だからこそ、内定通知メールの作成は慎重に行い、内定者が内定を快く受諾する内容にして送信しましょう。
内定者へ送信した後、企業は内定フォローも心がけ、入社日まで内定者との関係が切れないようにしましょう。