内定通知を電話で伝えよう！そのメリットと安心トークマニュアル

内定通知の連絡方法は？

企業の採用担当の方、応募者の方への内定連絡はどのように行っていますか。
文書やメールなどで通知することが一般的ですが、並行して電話で内定通知を行う企業も多いようです。
それは、電話で内定通知を行うことに企業としてのメリットがあるからです。

こちらのページでは、内定通知を電話で行うメリットや注意点、実際に電話で何を伝えればよいのかをトークマニュアルを挙げてご紹介しましょう。
内定通知の電話内容を確認したい採用担当の方も、ぜひ参考にしてください。

内定通知を電話で行うメリット

現在ではメールのみで通知を行う企業も少なくはありません。
しかし、電話で内定通知を行うことには、以下のようなメリットがあります。

• 応募者がその場で入社意思を示してくれることもある
• 採用手続きや入社日など今後の予定について話を進めることができる
• 応募者の受け答えから、応募者の様子や心情を伺うことができる
• 直接会話をすることで内定者フォローにもつながる

内定通知電話をかける際の注意点

次に、内定通知を電話で伝える際に、どんな点に注意をすれば良いのかをお伝えします。

時間帯に注意する

内定通知の電話をする時間は、時間指定がない限りはできるだけ午前中にかけるのが一般的です。 
日中に連絡をしておけば、仮に電話に出られなかった場合でも昼休みや終業後など、空いた時に折り返しをもらえる可能性があるからです。
なお、基本の就業時間外に電話をすることは避けましょう。
時間外勤務が多い会社だと悪いイメージを持たれてしまうことにもなりかねません。

内定通知はできるだけ早く

結果が出てから連絡するまでに時間が空いてしまうと、応募者は「不採用だった」とあきらめてしまい、他社選考に参加したり、保留にしていた他社の内定を承諾したりしてしまう可能性もあるでしょう。
結果が出次第、できるだけ早く連絡するようにしましょう。

伝えるべきことを準備する

内定通知電話の際に伝えるべき内容は、基本的には以下のようなものになります。

• 企業名、担当者の氏名
• 応募者氏名の確認
• 話すことができる状況かどうかの確認
• 応募や面接に対するお礼
• 選考結果
• 今後の流れ（来社日や持参物の確認）
• 自社への問い合わせや連絡方法
• 締めのお礼

その他にも応募者に確認したいことや伝えたいことがあれば、事前に準備しておきましょう。

入社意向の確認

内定通知を電話で行う最大の理由は、応募者の意向や内定辞退の可能性を直接把握することができるからです。
仮に採用辞退となっても、早い段階で代わりの応募者を再選考することができます。
また、他社の選考結果待ちの場合や内定保留の場合は、自社への志望度合いを確認したり、自社についてアピールしたりするチャンスを得ることもできます。

内定通知トークマニュアル

参考までに、内定通知を電話で行う際のトークマニュアルをご紹介します。

◆企業名、担当者の氏名
◆応募者氏名の確認

採用担当者：「株式会社○○の人事課採用担当の△△と申します。□□様のご連絡先でよろしいでしょうか？」
応募者：「はい。□□です。」

◆話すことができる状況かどうかの確認

採用担当者：「先日お受けいただいた弊社の面接の選考結果についてご連絡を差し上げました。ただいま、お時間を〇分ほどいただいてもよろしいでしょうか？」
応募者：「はい。大丈夫です。お願いします。」

◆応募や面接に対するお礼

採用担当者：「この度は弊社の採用試験にお越しくださいまして、誠にありがとうございました。」
応募者：「こちらこそありがとうございました。」

◆選考結果

採用担当者：「厳正なる審査の結果、□□様を採用することに決定いたしました。」
応募者：「ありがとうございます。」
採用担当者：「おめでとうございます。つきましては、内定通知書を郵送いたしますので、同封の入社承諾書などの書類を期日までに提出お願いします。」
応募者：「はい。わかりました。」

※内定辞退の申し出や、相談などがあった場合には内定者の状況を聞いたうえで対応しましょう。
応募者（辞退の場合）：「大変申し訳ありませんが、一身上の都合により、内定を辞退させてください。」

応募者（保留の場合）：「申し訳ありませんが、実は他企業から内定をいただいておりまして、今後を左右することなのでお返事にお時間をいただいてもよろしいでしょうか。」

◆今後の流れ（来社日や持参物の確認）

採用担当者：「入社手続きのため、一度当社へご来社いただきミーティングを行いたいのですが、来週中でご都合の良い日にちを教えていただけますか？」
応募者：「はい。わかりました。来週でしたら、○日か△日であれば大丈夫です。」
採用担当者：「では○日の▽時にご来社ください。当日は弊社代表との顔合わせと入社後についてのお話をさせていただきたいと思います。時間は概ね一時間程度の予定です。当日は○○、××をお持ちください。」

※採用試験から入社日までの期間が長い場合、内定者は不安や心配を抱えてしまいます。
入社日までのスケジュールなど、その時点でわかっていることはできる限り伝えておきましょう。

◆自社への問い合わせや連絡方法

採用担当者：「当日までにご不明な点がございましたら、電話番号XXX-XXXX-XXX、もしくはメールにて、人事課採用担当の△△までご連絡ください。」
応募者：「わかりました。ありがとうございます。」

◆締めのお礼

採用担当者：「ご多忙の中、お時間をいただきありがとうございました。これから□□様と一緒に働けることを楽しみにしております。今後ともよろしくお願いいたします。」
応募者：「こちらこそありがとうございました。よろしくお願いします。」

電話での内定通知のメリットを生かそう
 

内定通知を電話で行うことのメリットや注意点、トークマニュアルについてご紹介しました。
当然のことながら、電話では相手に聞こえやすいように、普段以上に丁寧にハキハキと、早口にならないテンポで会話を進めてください。
内定者へ悪いイメージを与えないためにも、電話の対応は意識すべきポイントを押さえて、メリットを有効活用しましょう。