面接結果・採用通知は電話連絡がおススメ！そのメリットと注意点。

面接結果・採用通知の電話

採用担当の方は、自社の面接結果や採用内定を応募者に通知するときは、どのような手段で連絡をしていますか？
合否にもよりますが、合格連絡の場合はまだ多くの企業が「電話」で連絡をしているようです。
しかし、メールの利便性や書類郵送の確実性などから、採用担当者の中には
「時間がとられるし、電話での連絡じゃなくてもいいのでは？」
「電話がつながらないことを考えたら、メールの方が便利では？」
と思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこでこちらのページでは、「電話」を応募者への通知手段として利用するメリットや、電話連絡をするタイミング、電話のかけ方や電話の内容など実践的な情報をお伝えしていきます。
面接結果の通知、採用内定連絡の際に「電話」を使用することに疑問を感じている方は、ぜひ、ご覧ください。

面接結果、採用通知は電話がおすすめ？

応募者への通知方法は、電話、メール、郵送など、合否結果や企業によっても違いがありますが、ここでは電話を使用するメリットをお伝えしましょう。

電話で通知するメリット

電話で通知することのメリットは、企業の採用担当者が応募者とすぐに連絡が取れることです。
特に最終面接後、採用の結果が出るような場面においては、応募者側も企業からの連絡を心待ちにしているでしょうから、すぐに連絡が取れる状況を作っています。
就業をしている転職活動中の方への連絡や授業中やアルバイト中の学生などでない限り、基本的にはつながることでしょう。
つながらなかったとしても、着信を残すことができれば企業からの連絡があったことは理解されるので、折り返しの電話が期待できます。

電話でいち早く応募者と連絡を取ることで、企業側は応募者の意思確認を素早く行うことができます。
面接選考を受けた応募者全員が、次の選考を希望している、入社したいと思っているとは限りません。
電話で連絡することで、メールや書類の郵送では感じることができない、応募者の温度感、意欲を感じることができるのです。
また、電話連絡をすることで応募者と直につながり、応募者の気持ちに寄り添った対応ができます。

電話をかけるタイミングは？

面接後、合否結果が届くまでには、基本的に1週間ほどかかる場合が多いようです。
もちろん、採用担当者の都合によっても異なるため、面接結果や応募者数によりタイミングがずれることもあるでしょう。
しかし、合格の場合はできるだけ早く通知を行うのがベストであり、だいたい面接後1～3日以内、遅くとも1週間以内には通知したいものです。

電話をかけるタイミングですが、一般的に理想の時間帯とされているのは午前中です。
午前中が理想とされているのは、応募者に電話がつながらなくても、後からその日のうちに折り返し連絡をもらえる可能性が高いからです。
もちろん、午後の時間帯は駄目だというわけではないのですが、応募者につながらなかった場合、折り返しが翌日になる可能性も考えなくてはなりません。
なお、自社の基本的な終業時刻以降に電話すると「残業の多い企業なのだろうか」「こんな遅い時間まで仕事をしているのか」というあまりよくない印象を与えてしまうでしょう。
午後の連絡になっても、営業時間内に電話をすることは心がけましょう。　

電話をかける際の具体例

次に、新卒者採用、中途採用の際の電話の具体例を紹介しましょう。

新卒者向け:面接結果合格

採用担当者：○○株式会社人事部の○○と申します。先日の面接結果の件でお電話いたしました。ただいま、お時間はよろしいでしょうか？

応募者：はい、大丈夫です。

採用担当者：先日は採用面接にお越しいただき、ありがとうございました。社内で検討した結果、〇〇様の採用が決定いたしました。

応募者：ありがとうございます。

採用担当者：つきましては、入社に関する面談を実施したいのですが、来週でご都合の良い日にちを教えていただけますか。

応募者：◯日の◯時～か、△時～でしたら大丈夫です。

採用担当者：ありがとうございます。では、◯日の◯時からお越しいただけますか。

応募者：はい、大丈夫です。

採用担当者：では、◯日の◯時にお願いします。弊社○階受付までお越しください。

応募者：○月○日の○時、御社○階受付ですね。承知しました。

採用担当者：◯日に〇〇様とお会いできることを楽しみにしています。

中途採用者向け：面接結果合格

採用担当者：先日は、当社の採用選考にお越しいただき、ありがとうございました。厳正なる審査の結果、○○様を正社員として採用することになりました。

応募者：ありがとうございます。

採用担当者：つきましては、○月×日までに当社に入社していただけるかどうか、○○様のお返事を兼ねてお会いしてお話できたらと存じます。お電話またはメールにて、私までご都合の良い日時をご連絡いただけますでしょうか。

応募者：承知いたしました。

採用担当者：入社に際し、ご不明点などございましたら、お気軽にお問い合わせください。社員一同、○○様と働くことを楽しみにしております。よろしくお願いいたします。

電話連絡の際の注意点

最後に、電話連絡の際に気をつけておきたい注意点をご紹介します。

社名と要件をはっきりと伝える

応募者が他の企業の選考を並行して受けていることも考えられるため、社名と要件をはっきりと伝えることが重要です。
電話の場合、声が聞き取りにくいこともあるので、ハキハキとわかりやすく話すことを心がけましょう。

応募のお礼・感謝の気持ちを忘れない

自社の求人へ応募してもらったことに対する感謝の気持ちを忘れずに、お礼をしっかりと伝えましょう。
お礼をしても、いい加減な言い方だったり、感謝の気持ちが伝わらないような言い回しであったりした場合は自社の印象も悪くなります。
応募者には最後まで丁寧に対応しましょう。

応募者からの電話には折り返しの電話をかける

応募者から電話連絡を受けた場合、一度電話を切り、こちらから折り返すようにしましょう。その際、「こちらから折り返しいたしましょうか？」と伝えることが大切です。
応募者を思いやる対応は自社の印象アップにもつながるでしょう。

電話連絡を有効活用
 

面接結果や採用通知の電話連絡は、応募者の温度感、意欲を感じることができます。
また、応募者に寄り添った対応もでき、内定辞退を防止する役割も持ちます。
電話連絡のメリットを意識し、注意点を守りながら有効活用してみてはいかがでしょうか。