Web説明会について疑問を解決！導入のメリットとデメリット紹介

Web説明会の導入へ

新型感染症の影響もあり、Web説明会を導入した企業が増えました。
Web説明会導入のメリットも周知されはじめ、今後もWeb説明会を導入・継続する企業は増えることでしょう。

まだ導入していない企業の採用担当者の方も、Web説明会について検討できるよう、こちらのページではWeb説明会のメリットとデメリット、Web会議システム、運営上の注意ポイントについてご紹介します。

Web説明会とは

「Web説明会」はパソコンやスマホなどを通し、視聴することで会場に行かずとも参加することができる、オンライン上の会社説明会のことです。
新型感染症の流行により、開催会場に応募者を集めて行われていた会社説明会や就職説明会は、オンライン上で行われるスタイルに変化してきました。
このような中で多くの企業が導入したことがWeb説明会の広がりを後押ししたのです。

Web説明会のメリットとデメリット

次に企業がWeb説明会を導入することのメリットとデメリットについてお伝えしましょう。

Web説明会導入のメリット

説明会参加者の増大

オンライン上で行われるWeb説明会は説明会参加のハードルを下げることができるため、参加者にとって気軽に参加できるものです。
そのため自社への志望度が高くない学生や、地方在住者の参加なども見込めるため、参加者の間口を広げることにつながります。

採用コスト、時間の削減

説明会開催のための会場費や運営に関わる人件費、会場までの交通費などといったコストがかからないため、コストが大幅に削減できます。
また、説明会の準備にかかる時間（会場への移動、会場設置、案内、片付けなど）も大幅に削減できるでしょう。

Web説明会導入のデメリット

参加者とのコミュニケーションが取りにくい

Web説明会は画面を通して行うため、参加者の反応が見えにくく、コミュニケーションを取りにくいデメリットがあります。
カメラ機能が付いていても、参加者側がカメラ・オフにしている場合は顔を見ることもできず、その場にいるかどうかもわからないのです。

途中退席・離席の可能性

Web説明会のメリットの1つに、参加者がどこからでも自由に視聴できることを挙げましたが、その反面、途中でいなくなることも自由にできる、ということになります。
会場で行うような説明会であれば途中で退席しにくいでしょうが、Web説明会では周りの目を気にする必要もないため、参加者の気持ち1つで自由に視聴・退出できるのです。

安定したネット環境が必要

Web説明会を行うには企業側はもちろんのこと、参加者側のネット環境が安定していることが条件となります。
ネット環境にトラブルが発生してしまうと、説明会の途中で音声が聞こえない、映像が乱れるなど、視聴ができない状態になってしまいます。
視聴が上手くできなければ、参加者が説明会を途中で諦めてしまう可能性もあるでしょう。

おすすめ「Web会議システム」

Web説明会はWeb会議システムを使って開催され、配信方法は

• 録画型
• オンライン配信型

の2つが主流です。

録画型は参加者の都合に合わせ、いつでもどこでも視聴してもらうことができるため、多くの方々からの参加が見込めます。
また、リアルタイムで行うオンライン配信型は、会場を使用しての説明会と同じような臨場感をもって行うことができます。
参加者からの質疑応答にも対応できる点は大きなメリットでしょう。

配信方法の特徴を理解したうえで、自社に合った「Web会議システム」を選んではいかがでしょうか。
以下に、おすすめのWeb会議システムをピックアップし、ご紹介します。

 jinjerミーティング

提供会社：jinjer株式会社
URL：https://www.calling.fun/

【おすすめポイント】

• 共有されたURLをクリックするだけで参加できる簡単な操作性
• ホワイトボードで議事録作成が可能
• 1000人以上参加する、大規模なセミナーも開催可能
• 録画機能やアンケート機能も搭載で参加者とのコンタクトも可能
• 整ったサポート体制

Microsoft Teams

提供会社：Microsoft社
URL: https://products.office.com/ja-JP/microsoft-teams/group-chat-software

【おすすめポイント】

• ビジネスチャットツールとして機能充実
• 最大10,000人の大規模ライブイベントの開催が可能
• リアルタイムノイズ抑制機能あり
• 「Office 365」サービスとの連携が可能で共同編集もできる
• 高度なセキュリティ機能搭載で安心

Fresh Voice

提供会社：エイネット株式会社
URL：https://www.freshvoice.net/

【おすすめポイント】

• 3クリックでWeb会議を開催・参加できる
• 多地点接続装置を用いており、多拠点での接続に強い（同時接続拠点数は最大250拠点）
• 純国産のWeb会議システムでサポート力に定評あり
• 堅牢なセキュリティ対策でリリース以降、乗っ取りや改ざん、スキミングなどの被害と無縁
• 国内企業のみならず、教育機関や官公庁などさまざまな企業への導入実績あり

Web説明会運営の注意ポイント

次にWeb説明会を運営するための注意ポイントを見ていきましょう。

配信方法の使い分け

オンラインで行うWeb説明会では、会社の雰囲気をどう伝えるかが課題に挙げられます。
ライブ配信と録画配信の特徴をつかみ、それぞれの特徴を生かして使い分けることで、参加者に会社の魅力を伝えましょう。

ライブ配信では、社内で働く社員の姿や実際の現場などをリアルタイムで伝えられるため、社内の雰囲気や社風を伝えることに向いています。
オンラインだからこそ伝えられるリアルな姿を発信することで、参加者の興味を引くことができるでしょう
また、録画配信は座学の要素もあるため、企業理念や仕事内容などを参加者に具体的に、じっくりと語りかけ伝えることに向いているでしょう。

選考への導線

Web説明会は対面ではないため、参加者が説明を聞いて終わりというケースになりがちです。
そのため、Web説明会では採用選考につなげるための導線を用意しなければいけません。
例えば、Web会議システムについている「アンケート機能」や「チャットルーム」を利用して参加者の選考への応募を促すなど、次の選考へつなげましょう。

Web説明会導入で母集団をひろげよう！
 

人材不足といわれる中で自社が求める人材を獲得するためには、より多くの応募者を募ることが必要です。
そのためにも、Web説明会は応募の母集団をより多く形成するために有効な手段でしょう。
Web説明会を行うメリットとデメリットを把握し、デメリットをカバーしながら、より多くの参加者が説明会に参加できる環境を整えてみてはいかがでしょうか？
Web説明会を導入することで、他企業よりも有利な採用活動を展開してみませんか？